Il lavoro
Il presente lavoro archivistico è stato realizzato nel 2020 digitando l’inventario redatto nel 1960 su “Memora”, il nuovo software di Regione Piemonte.
L’inventario dell’archivio storico comunale era stato realizzato nelle seguenti 4 sezioni:
- Atti comunali, per materie e in categorie e classi
- Registri e volumi comunali antichi, in serie
- Raccolte particolari, in serie
- Atti amministrativi comunali, in categorie per anni
L’archivio storico comunale include, però, anche i fondi cosiddetti “aggregati” (archivi prodotti da enti secondari istituiti per svolgere alcune funzioni su “delega” del comune), in tutto i seguenti sei archivi:
- Archivio della Congregazione di Carità e dell’Ente Comunale di Assistenza di Mergozzo (1839-1959)
- Archivio dell’Opera Pia ‘Montani’ di Mergozzo (1829-1855)
- Archivio dell’Opera Pia ‘Valdi – Nibbio’ di Mergozzo (1875-1936)
- Archivio dell’Asilo Infantile ‘Donna Ernestina’ della frazione di Bracchio (1902-1923)
- Archivio dell’Asilo Infantile di Mergozzo (1921-1938)
- Archivio della Latteria turnaria sociale (1892-2020)
L’archivio della Latteria turnaria sociale non era compreso nel precedente inventario, ma è stato donato dai soci nel 2018 al Comune
La documentazione è collocata in locali diversi dell’edificio comunale.
Guida alla lettura dell’inventario
L’inventario, come si può vedere nell’esempio qui sotto riprodotto, si presenta in forma di tabella, nella quale
- la prima colonna riporta il codice indicante la segnatura definitiva con cui viene identificata l’unità archivistica
- la seconda colonna contiene titolo e descrizione del contenuto dell’unità archivistica
- la terza colonna riporta gli estremi cronologici
ESEMPIO:
| 34, 15,2,1 | Deposito esplosivi e sparo mine. Corrispondenza | 1958 |
Guida alla lettura del database. I campi della scheda
All’interno della struttura informatica creata nel software “Memora” sono inserite tutte le schede, ognuna delle quali rappresenta un’unità archivistica (ossia un fascicolo, un registro, etc.). Ogni scheda informatica è composta da quattordici campi, qui sotto evidenziati:
• archivio: campo che contiene l’intitolazione del soggetto produttore dell’ente che ha prodotto, nel corso della sua attività, un complesso di documenti;
• codice paese: campo in cui è riportato il paese di appartenenza del soggetto produttore;
• istituto di conservazione: campo in cui è indicato l’ente presso il quale si conserva il fondo;
• segnatura definitiva: campo in cui è riportato il numero progressivo dato ad ogni fascicolo;
• segnatura “originale”: campo in cui sono riportati, quando presenti, il numero di categoria, di classe e di fascicolo attribuiti all’unità archivistica (oppure al faldone nel quale questa si trovava);
• titolo originale: campo in cui è stato riportato, quando presente, il tenore del titolo apposto alle carte in origine, generalmente coevo al documento stesso;
• titolo attribuito: campo nel quale si è andato a specificare il contenuto del fascicolo qualora le informazioni relative al suo contenuto non fossero risultate chiare o corrette nel titolo originale, oppure quando il fascicolo non porta titolo in origine;
• contenuto: campo in cui sono segnalati dati integranti le informazioni di carattere specifico riguardanti il fascicolo, come documenti notevoli contenuti nel fascicolo e chiarificazioni necessarie per la corretta comprensione delle tematiche contenute nel fascicolo stesso;
• estremi cronologici: campi in cui sono riportate le datazioni di ogni unità archivistica (anno, mese, giorno iniziali e finali) o datazioni meno esatte (mese o anno);
• note alla data: campo nel quale sono contenute informazioni suppletive ai campi relativi alla datazione;
• aspetto fisico: campo in cui sono segnalati i caratteri tipologici dell’unità archivistica;
• lingua: campo in cui viene rimarcata la lingua in cui è stato scritto un documento quando non lo è in italiano;
• note: campo in cui sono segnalati dati integranti le informazioni di carattere generale del fascicolo, in particolar modo appunti sullo stato di conservazione quando precario;
• campo del compilatore: campo nel quale è contenuta la “firma del compilatore” oltre le date di formazione e modifica della scheda.